پیشخوان ارباب رجوع
پایان مراجعات حضوری، آغاز خدمات دیجیتال مکاتبات

سامانه «پیشخوان ارباب رجوع» به سازمان شما کمک می‌کند تا فرآیند ثبت و پیگیری مکاتبات اداری و درخواست‌های مراجعین را به طور کامل آنلاین کرده، ضمن کاهش چشمگیر مراجعات حضوری به دبیرخانه، رضایت و دسترسی مراجعین خود را به سطح بالاتری ارتقا دهید.

درخواست دموی سامانه چرا پیشخوان برای سازمان شما مفید است؟

چالش‌های دبیرخانه سنتی و راهکار نوین پیشخوان ارباب رجوع

بسیاری از سازمان‌ها با چالش‌های مشابهی در مدیریت مکاتبات حضوری و دستی مواجه هستند. ببینید سامانه پیشخوان ارباب رجوع چگونه این موانع را در مسیر ارائه خدمات بهتر و کارآمدتر برطرف می‌کند و به دیجیتالی شدن دبیرخانه شما کمک می‌کند.

مراجعات حضوری وقت‌گیر به دبیرخانه

مراجعه ارباب رجوع به سازمان برای ثبت یا پیگیری یک نامه، هم برای ایشان و هم برای سازمان هزینه‌بر و زمان‌بر است، و منجر به اتلاف وقت، ایجاد صف‌های طولانی و کاهش رضایت در دبیرخانه‌ها می‌شود.

راهکار پیشخوان: ثبت و پیگیری ۲۴/۷ مکاتبات از هر مکان، بدون نیاز به حضور فیزیکی در سازمان و انتظار در صف. کاهش هزینه‌های تردد برای مراجعین و سازمان.

عدم امکان پیگیری شفاف و لحظه‌ای

ارباب رجوع اغلب از وضعیت نامه خود بی‌اطلاع است و برای پیگیری مجبور به تماس‌های مکرر یا مراجعه مجدد می‌شود. این امر بار کاری دبیرخانه را افزایش می‌دهد و شفافیت فرآیند را کم می‌کند.

راهکار پیشخوان: ارائه کد رهگیری منحصر به فرد و امکان پیگیری آنلاین وضعیت نامه در هر لحظه، همراه با اطلاع‌رسانی پیامکی در مراحل کلیدی.

دشواری در مدیریت و بایگانی اسناد

انباشت نامه‌های کاغذی، جستجوی سوابق، و بایگانی فیزیکی اسناد، فرآیندی پیچیده، هزینه‌بر و مستعد خطا است. امکان گم شدن یا آسیب دیدن اسناد نیز وجود دارد.

راهکار پیشخوان: ثبت دیجیتال تمام مکاتبات و مستندات، امکان جستجوی سریع و آسان، بایگانی الکترونیکی امن و کاهش نیاز به فضای فیزیکی.

مزایای پیاده‌سازی سامانه پیشخوان ارباب رجوع برای سازمان شما

پیاده‌سازی این سامانه مکاتبات آنلاین، مزایای ملموسی برای کارایی دبیرخانه، کاهش هزینه‌ها، بهبود تصویر سازمان و افزایش رضایت‌مندی مراجعین و کارکنان شما به همراه خواهد داشت.

کاهش چشمگیر مراجعات حضوری

آزادسازی فضای دبیرخانه و کاهش ازدحام، تمرکز بیشتر کارکنان بر وظایف تخصصی‌تر به جای پاسخگویی به مراجعات تکراری.

افزایش بهره‌وری و سرعت پاسخگویی

اتوماسیون فرآیند ثبت، ارجاع و پیگیری نامه‌ها، کاهش زمان مورد نیاز برای هر درخواست و تسریع در ارائه خدمات به ارباب رجوع.

افزایش شفافیت و رضایت ارباب رجوع

امکان پیگیری آنلاین و اطلاع‌رسانی‌های به‌موقع، اعتماد و رضایت مراجعین از عملکرد سازمان را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.

کاهش هزینه‌های عملیاتی

صرفه‌جویی در مصرف کاغذ، هزینه‌های پستی، بایگانی فیزیکی و نیروی انسانی مورد نیاز برای مدیریت مکاتبات سنتی.

فرآیند کار با سامانه پیشخوان ارباب رجوع: ساده، کارآمد و دیجیتال

از ثبت درخواست آنلاین توسط ارباب رجوع تا دریافت پاسخ از سازمان، همه چیز در بستر دیجیتال و با شفافیت کامل انجام می‌شود. یک راهکار جامع برای مدیریت مکاتبات غیرحضوری.

۱
ارباب رجوع: ثبت درخواست آنلاین

مراجعه‌کننده از طریق پورتال آنلاین پیشخوان، درخواست یا نامه خود را به همراه مستندات لازم ثبت و کد رهگیری دریافت می‌کند.

۲
کاربر دبیرخانه: مشاهده و بررسی

کاربر دبیرخانه درخواست‌های جدید را در پنل خود مشاهده، بررسی و در صورت نیاز در سیستم اتوماسیون اداری سازمان ثبت می‌کند.

۳
ارجاع و پردازش داخلی

نامه یا درخواست به واحد مربوطه ارجاع داده شده و پاسخ لازم تهیه می‌شود. تمام مراحل در سامانه قابل ردیابی است.

۴
ارباب رجوع: دریافت پاسخ و اطلاع‌رسانی

پاسخ نهایی در پورتال ارباب رجوع قابل مشاهده است و همچنین از طریق پیامک به اطلاع وی می‌رسد.

ویژگی‌های کلیدی و امکانات نرم افزار پیشخوان ارباب رجوع

مجموعه‌ای از امکانات قدرتمند برای مدیریت بهینه مکاتبات و ارتقای سطح خدمات غیرحضوری سازمان شما.

  • پورتال کاربری مدرن و واکنش‌گرا: طراحی کاربرپسند و قابل استفاده در تمامی دستگاه‌ها (موبایل، تبلت، دسکتاپ) برای سهولت ثبت و پیگیری درخواست توسط ارباب رجوع.
  • ثبت انواع درخواست و نامه: امکان تعریف فرم‌های مختلف برای انواع مکاتبات (درخواست، شکایت، پیشنهاد، نامه اداری) و پیوست فایل.
  • احراز هویت و امنیت بالا: امکان اتصال به سامانه‌های احراز هویت و رعایت پروتکل‌های امنیتی برای حفاظت از اطلاعات.
  • اطلاع‌رسانی پیامکی و ایمیلی: ارسال خودکار پیامک و ایمیل به ارباب رجوع و کارشناسان در مراحل مختلف پردازش درخواست.
  • بایگانی الکترونیکی و جستجوی پیشرفته: ذخیره‌سازی امن کلیه مکاتبات و مستندات با قابلیت جستجوی سریع بر اساس پارامترهای مختلف.
  • قابلیت یکپارچه‌سازی با اتوماسیون اداری: امکان تبادل اطلاعات و همگام‌سازی با سیستم‌های اتوماسیون اداری موجود در سازمان.
  • گزارش‌گیری و داشبورد مدیریتی: ارائه گزارشات آماری و تحلیلی از حجم مکاتبات، زمان پاسخگویی و عملکرد واحدها برای مدیران.
  • پنل اختصاصی برای کاربران دبیرخانه و مدیران: مدیریت کامل درخواست‌ها، ارجاعات، تعریف کاربران و سطوح دسترسی.

آماده تحول در دبیرخانه و دیجیتالی کردن مکاتبات سازمان خود هستید؟

با ما تماس بگیرید تا یک دموی اختصاصی از «سامانه پیشخوان ارباب رجوع» را برای سازمان شما ترتیب دهیم و راهکارهای متناسب با نیازهایتان در حوزه مدیریت مکاتبات آنلاین و الکترونیکی کردن خدمات را بررسی کنیم.

تماس با ما: ۰۹۱۰۶۰۴۱۰۱۲ ارسال ایمیل درخواست دمو